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展览+会议 博华的启示

2016-11-14 09:47 来源:张凡的会展洞察 作者:张凡

文章来源:张凡的会展洞察微信公众号


 
“重展轻会”倾向正在改观
 
国际展览业协会(UIF)2015年发布调研报告,称未来30年展览和会议的融合是必然趋势。
 
在国际上,展览与会议是两个行业,但彼此联系千丝万缕,渊源深厚。比如美国,许多展览出自会议,即先有会议后有展览。这与美国主办方以学会、协会为主体大有关系。
 
在中国的汉语中,展览会与会议都有一个“会”字(展览会与会议都有聚会的意涵),在语义上已有关联。国家“十一五”、“十二五”规划列入“会展业”,这个概念经官方使用得以正名。
然国内对于“会展业”的认识,长期以来存在“重展轻会”的倾向,会议业被曲解、被忽略,被冷遇的状况,在行政管理分工、政策扶持、市场拓展以及专业教学研究等方面都有不同程度的反映。
 
值得欣喜的是,这种状况近年来有所改观。从政府层面,了解展览业与会议业是两个行业的官员逐渐增多,地方上的扶持政策次第加码。在市场层面,非官方会议的增加弥补了官方会议减少带来的消费缺口。配套酒店设施的会议中心项目在二三线城市乃至旅游目的地(如乌镇、云栖)纷纷兴建,预示会议业在“十三五”的发展前景看好。

 
2015年博华公司办了246场会议
 
成立于1992年的上海博华国际展览公司,是中国较早从业经贸展览的民营公司,现为UBM控股的中英合资公司。博华公司的展会项目每年在上海的展览面积超过50万平方米,是魔都办展规模第一大的展览公司。
 
早在2001年,身在武汉时任湖北省建材工业协会秘书长的我,就因洽商项目合作接触了博华,并专程赴沪造访。之后,一直关注博华的发展。2012年春王明亮先生考察武汉国际博览中心,我应邀作陪,一路与王董相谈甚欢。后来,多次和王董在行业会议场合见面,包括同台演讲。每次见面,只要有机会,我都要向他讨教有关会展业热点问题的看法。当然,也会了解博华发展的新思路、新经验。近来,本人多次写文章鼓吹会议业。王明亮先生向我通提供博华2015年会议活动的统计资料,供我研究参考。
 
真是不看不知道,一看吓一跳!
作为展览公司的博华,居然在2015年组织了246场会议(其中包括70场活动)!!统计显示,共有769399人参与。其中,参加会议的人数达24258人。
 
细读统计,博华公司组织的会议及活动呈现以下特点:
 
一是,绝大多数都是在展览期间举办的,而且举办地点多与展览场馆在一起。
二是,在176场会议中,规模在500人以上的5场,在150-500人的50场,余为规模在150人以下的会议。可见近七成的会议属于小型会议。
三是,会议主题大体分为行业信息传播、技术研讨、产品推介、商贸对接、人才交流、消费服务等六类。会议形式大体分为信息发布、论坛研讨、知识讲座、沙龙交流等四种。会议因主题不同而形式有别。
四是,与合作方或协办方举办的会议,占有相当比例。其中包括行业协会在展会期间召开的年会或例行的会员大会、理事会。
五是,70场活动包括节庆、赛事、颁奖、表演等内容,例如“中国灯饰之都(古镇)灯光文化节”、 “海洋追梦节”摄影比赛、“慈善帆船赛”、“中国酒店工程绿金奖颁奖典礼”、 “世界咖啡师”大赛中国赛区选拔赛、“中国调酒师”大赛、“圣诞花礼”花艺表演秀等,呈现形式多姿多彩。
 
 
 
展览+会议的道理
 
与美国多数展会的主办方不同,人家本就是协会或学会,其发展路径是先有专业会议再有专业展览。
展览公司办展起家,先有展览再有会议,是为常理。博华公司亦然如此。
然而,不是所有的展览公司都会组织会议。这不单是理念上的差异,还有成本上的考虑。
 
我们要问,作为一个国内外知名的展览公司,博华为何要做这么多的会议及活动?
依本人对博华的认知,博华做会议及活动乃因四方面的需要:
 
一是推广展会的需要。好的会议及活动既能够吸引参展商,也能够吸引观众,尤其是高质量的观众;
二是满足联合主办方或协办、赞助方的需要。行业协会、专业学会作为展会的实际或冠名主办或协办方,特别喜欢利用展会召集会议或组织活动。对于主办方而言,这不但益于增强展会的影响力,而且有利于展会的市场营销。
三是丰富展会内容、适应客商互动的需要。展会是客商知识分享、信息交流的平台。但仅靠展品展示是不能完全发挥效果的。在展会期间组织行业信息传播、技术研讨、产品推介、商贸对接、人才交流、消费服务的会议,以及举办包括节庆、赛事、颁奖、表演等内容的活动,在极大丰富展会内容的同时,营造了客商交往的氛围,增加了客商接触的几率,平台的作用价值自然会明显提升。
四是增强展会服务体验的需要。一个好的展会须令客户的商业行程(不但指参展商和观众,也包括联合主办方或协办、赞助方)美好愉快,而配套的会议及活动往往是展会服务体验的特色菜品或精致节目。

 
博华的启示
 
博华的统计资料中没有财务数据,但我可以想见一年组织246场会议及活动所要花费的巨大成本。
这一成本除会议及活动的直接投入,如租赁场地、布置现场、安排接待之外,更多是人力资源的投入,包括主题创意、方案策划、整合资源、邀约嘉宾及客户、市场推广和操作执行。后者的投入靠人,主要靠营销人才。博华的营销团队久有盛名,我曾接触过其中的骨干,年轻、能干、专业的素质令我印象深刻。会展公司的竞争拼的是人才。博华之所以24年活力不衰,从高水平地组织会议及活动可窥见一斑。
 
无论是展览+会议,或者是会议+展览,国内外会展业者都在积极实践融合之道。为什么要融合?并非因UIF预测,乃是会展业发展规律使然。
 
博华的展览+会议已有多年,否则不会有如此详细的统计。
研读资料,发现博华在+会议方面还在创新:收费会议收到重视。我认为,这是展览+会议提升品质、减轻成本的重要举措。“中国在线教育高峰论坛”也是亮点。据我了解,这是一个会议型展览,即由会议驱动的展览。操盘手是一位27岁的年轻人。我认为,这种性质的项目在中国大有可为。博华正在为会展业提供会议+展览的新案例。